株式会社カスコ

2012 年の 2 月に、メールシステム移行として Google Workspace を導入しました。それまでは、テクノロジーの活用に積極的な社長が自社サーバーを立て、それにメール、ホームページ、そして販売管理システムを乗せていました。自前のサーバーのため、メンテナンスに苦労したこと、そして、もし何かサーバーに問題が発生した場合、メール、ウェブ、販売管理という業務に欠かせない機能が一緒にダメになるという環境への危機感もつのっていたのです。

私は IT 専任ではなく、営業がメインです。IT 関連の作業の負担を軽減し、インフラのリスク回避とメンテナンスからの開放を主な目的としていたので、必然的にクラウドサービスを選ぶこととなり、そこで Google Workspace を選びました。実は、他のサービスは全く検討しませんでした。「クラウドといえば Google」という考えがあったのかもしれません。

Google Workspace 販売代理店は通さず、社内で設定、導入しました。 何ぶん自社サーバーからの移行だったため、ドメインの所有権確認とメールの設定にはちょっと苦労をしたのを覚えています。Google Workspace のヘルプページにそって、MX レコードについて調べたり、知人に聞いたり。メールの量が減る週末にメールの移行をし、その間は古いサーバーへ届いたメールもちゃんと Gmail で取得できるように気をつかいましたね。当社は自社サーバーのため苦労したのですが、一般的には、例えばホームページの担当者や業者さんなどに作業を依頼すると、簡単に設定できるのではないでしょうか。

そういった作業が必要なのは最初だけで、一旦設定すると、その後のメンテナンスは飛躍的に楽になります。当社は IT 屋ではないので、最先端のパソコンを使うというよりは、古いパソコンを長く使う傾向があります。5 年 6 年使ったパソコンがもし壊れた場合、その中に入っている過去のメールを救済するもの私の仕事でした。それが、Google Workspace を使っている今では、別のパソコンログインするだけでメールは元通りなのです。

一番役に立っているのは、過去のメールやカレンダーがすぐに検索で確認できることです。

過去のお客様とのやり取りの記録は、資産です。当社では、建材の発注や工事の内容などをメールでやり取りし、実際に行った業務は、その日の日報として Google カレンダーに詳細を記録しています。Google カレンダーは、日々の予定管理ツールとしてのみでなく、日報というデータベースとしても活用し、社員全員がいつでも見れるようにしています。

工務店さんや建設、建築会社さん、オーナーさんが主なお取引先になりますが、一つの案件で数ヶ月やり取りを続けたり、過去にいただいた案件の内容を確認する必要がでてきたりということはしょっちゅうです。例えば建設会社さんから、「前にお願いした ◯◯◯ の件なんだけどね」とお電話をいただいた場合でも、それを Gmail とカレンダーで検索をして、すぐに「いつ、どこで、どんな内容の」案件だったかを調べることができ、「ああ、今年の 1 月の...」と、商談をすぐに進めることができます。お取引先とのコミュニケーション内容を、Google Workspace がバックアップしてくれている感じです。

創業当時は、仕入台帳を紙と筆で書いていたそうです。それが、今はクラウド上で管理をしています。これも、先代から続く当社のイノベーション マインドの一例だと思っています。お客様のくらしを守り、オリジナリティのある創造で満足を届けたい、をミッションとする当社では、イノベーションは大切なキーワードとなっています。Google Workspace のようなイノベーションあふれるツールに触れることによって、これからもインスピレーションを得ていきたいと思っています。