株式会社ガリバーインターナショナル

こうした Google Workspace 導入による成果について、許氏は「期待以上だった」と興奮気味に話す。「新しいサービスを導入する際には心配なこともありますが、便利とわかっているのに使わないことの方が不利益になると私は考えています。リスクがあるから使わないのではなく、リスクを減らすために何をすべきか。それを考えることが大切なのではないでしょうか。近年、弊社は海外展開にも力を入れていますが、グローバルスタンダードなサービスだから外国人社員でもすぐに使えるし、やり取りもスムーズ。これが日本国内だけのサービスだったら、そう簡単にはいきませんよね」。

そして最後に、許氏は Google Workspace のさらなるサービスの拡充に期待を寄せた。「Google Workspace が今よりさらに便利になれば、会社のインフラを一本化することもできます。そうなれば、より密に連絡を取りながら仕事ができるし、アイデアをかたちにするスピードも速くなる。国境を越えたコミュニケーションが確固たるものになれば、新しいサービスにもチャレンジしていきたいですね」

また同社では、アンケートの作成などを Google フォーム で行うようにしている。そして、社員からのパソコンに関するヘルプデスクへの問い合わせも、電話ではなく Google フォームに切り替えた。その結果、電話は月 2000 件から 20 件程度に減少したという。

「使いやすくて便利なものであれば、社員は勝手に使うようになるんです。ヘルプデスクへの電話を廃止した際もはじめこそ異論がありましたが、現在ではトラブルが発生したらまずフォームを確認するようになっています。その結果、自分で解決方法を学ぶようになっており、以前に比べて各社員の IT リテラリーも格段に向上していると思います」とゼネラルプロジェクトマネージャーの坂口直樹氏は話す。それに続いて紺野氏は「近年は就職活動に Gmail を利用している学生も多く、スムーズに仕事へ役立てている印象があります。将来、IT リテラシーの高いデジタルネイティブな人材は確実に増えていきますから、そういった人たちが働きやすい環境を築いていきたいですね」と補足する。

そして最近は、本社の Google ハングアウトを常時接続した状態にして、国内外の離れた活動拠点ともタイムレスに仕事を行うようになっている。「幕張や宮崎、ベトナムなどの状況が把握できるようになっています。お互いの顔が見える状態なので、変な気遣いなく仕事をすることができますね。まるで隣の席にいるような感覚です」と紺野氏。また、店舗でもハングアウトを活用して会議を行っているという。「これまでは電話でのやり取りがほとんどでしたが、顔を見ながであったり、資料を見ながら会話ができるので、より充実した会議を行えるようになりました」と谷村氏は説明する。

同社が Google Workspace を採用したのは 2009 年 5 月のこと。利便性やセキュリティの向上を目的に、約 280 の直営店に導入された。当時、陣頭指揮を執った許氏は、このときのことを次のように語る。「生産性を上げるには、まずワークスタイルを変える必要があると感じていました。出社して自分の席につき、PC を立ち上げてメールをチェックするというスタイルではなく、どこにいても簡単にメールやカレンダーをチェックしてスピーディーに行動に移すようにしなければならない。情報環境を抜本的に改めるべきだと考えたのです」

それから 6 年の歳月が経った現在、同社では社員一人ひとりにアカウントを提供し、その数は 3700 に達している。そして仕事の仕方も大きく変化した。Google ドキュメントやスプレッドシートの互換性の高さを活かし、Office 系ソフトを撤廃。パソコンを OS に関係なく使用できるようにして、ライセンスにかかるコストをカットした。また、これまでフォーマットが統一されていなかった業務マニュアルなどの資料は Google Drive で共有し、いつでもどこでも同じ内容のものを確認できるように。ひとつのファイルを同時編集できるので、業務効率の向上にも役立っているそうだ。「 Google Workspace を導入する以前は、部署ごとにマニュアルを作成して社内のポータルサイトにアップしていたのですが、似たような資料が複数存在し、どれが最新なのかわからない事態が頻繁に発生していました。しかし現在は、 Google Drive にマニュアル専用のフォルダを作成して資料を整理。“必要があれば引き出す”“変更があれば更新していく”というスタイルになっているので、混乱が少なくなりましたね」と IT チームの紺野良太氏は話す。一方、広報部の谷村麻衣氏は使い勝手の良さを強調する。「直感的に使えるのが最大の魅力だと感じています。私自身、特別なセミナーを受講することなく、 Gmail も Google Drive も利用していますから」